一、協(xié)同軟件的優(yōu)勢(shì)分析

　　協(xié)同軟件相比其他軟件的優(yōu)勢(shì)在哪里?我們?cè)囎鲆韵卤砀駚肀容^(見表一)。

　　表一：協(xié)同軟件與其他軟件的比較

　　對(duì)比發(fā)現(xiàn)，協(xié)同軟件的優(yōu)勢(shì)如下：

　　(一)軟件功能的優(yōu)勢(shì)

　　協(xié)同軟件通過流程規(guī)范、信息共享、人員協(xié)助建立了虛擬化企業(yè)組織，通過各種事件的執(zhí)行，將企業(yè)制度和文化滲透在這個(gè)虛擬的組織中，能夠?yàn)槠髽I(yè)員工提供輕松、高效的辦公環(huán)境，更好地解決運(yùn)營過程中繁瑣的，使得管理層能夠有更多地時(shí)間考慮企業(yè)的發(fā)展、戰(zhàn)略規(guī)劃。

　　(二)軟件技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

　　在技術(shù)上，協(xié)同軟件的應(yīng)用模式從P2P轉(zhuǎn)向B/S、web、ERP、Java等，并且采用CSCW、SOA、EAl和ElP等主流技術(shù)是目前主流的軟件應(yīng)用模式，不論是在人機(jī)交互或者是界面設(shè)計(jì)上都占有優(yōu)勢(shì)，并且操作簡單，流程性好。

　　(三)應(yīng)用領(lǐng)域的優(yōu)勢(shì)

　　在應(yīng)用上，協(xié)同軟件在CRM、ERP、SCM、KM&CC、BPM等多個(gè)領(lǐng)域都能發(fā)揮作用。這就說明協(xié)同軟件所適用的范圍不僅僅是面向某類企業(yè)，而是面向所有的協(xié)同辦公，企業(yè)所到之處都有它發(fā)揮的余地。

　　二、協(xié)同軟件實(shí)施建議

　　(一)對(duì)于具備一定信息化水平的企業(yè)

　　對(duì)于具備一定信息實(shí)力，并且正在使用ERP或者CRM等其他軟件的，擁有一定技術(shù)支撐和信息運(yùn)行規(guī)模實(shí)力的公司而言，在考慮是否引入?yún)f(xié)同軟件時(shí)，不需要摒棄原來使用的軟件，而是充分認(rèn)識(shí)到協(xié)同與當(dāng)前方案的區(qū)別，將優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)綜合考評(píng)，然后將協(xié)同軟件的應(yīng)用滲透到當(dāng)前系統(tǒng)中去，優(yōu)化系統(tǒng)的運(yùn)行效率，提高問題的解決效率。例如，使用ERP的企業(yè)在溝通上不如協(xié)同軟件流暢，那么協(xié)同軟件的應(yīng)用就能克服原先ERP的功能弱點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合。協(xié)同軟件與企業(yè)當(dāng)前軟件的融合，往往能起到事半功倍的效果。

　　(二)對(duì)于尚未涉足信息領(lǐng)域的企業(yè)

　　對(duì)于新成立的企業(yè)，無論在管理、溝通或是在業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)上都尚未成熟，也沒有用過其他信息化軟件產(chǎn)品，沒有一個(gè)成熟的管理體系和運(yùn)營構(gòu)架。對(duì)于這樣的企業(yè)，首先是企業(yè)自身應(yīng)完善企業(yè)制度，構(gòu)建一個(gè)可運(yùn)行協(xié)同軟件的環(huán)境。其次是分析自身需求，可以采用規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)旌方法，也可以從軟件商那里獲取概念理論培訓(xùn)，優(yōu)化自身的事物管理機(jī)制和運(yùn)營模式，然后再到總體規(guī)劃、分階段系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，最后逐步推廣完整的實(shí)施過程。

　　(三)實(shí)施中要注重過程控制

　　在企業(yè)中實(shí)施協(xié)同軟件主要分三大塊內(nèi)容。一是實(shí)施前的培訓(xùn)指導(dǎo)工作，二是具體實(shí)施步驟，三是做好系統(tǒng)維護(hù)工作。這三個(gè)方面都是在整個(gè)過程控制中相當(dāng)重要的。

　　首先，企業(yè)培訓(xùn)質(zhì)量要提高。按照員工的不同職能要求分別進(jìn)行培訓(xùn)，熟悉業(yè)務(wù)流程，提高溝通交流，促進(jìn)信息的獲取分析。

　　其次，企業(yè)自身不可完全依賴協(xié)同軟件，企業(yè)文化、管理機(jī)制、管理構(gòu)架也需要不斷調(diào)整完善。

　　第三，公司對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)運(yùn)行中存在的問題以及進(jìn)一步的需求，應(yīng)收集后反饋給軟件供應(yīng)商，要求供應(yīng)商做好售后服務(wù)工作，維護(hù)完善系統(tǒng)。

　　三、協(xié)同軟件選型建議

　　(一)分析企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)可行性

　　企業(yè)的運(yùn)作方式、效率、經(jīng)濟(jì)能力、技術(shù)成熟度是協(xié)同軟件實(shí)施的前提。一些規(guī)模小或者不具備經(jīng)濟(jì)實(shí)力的公司無法使用協(xié)同軟件。假若技術(shù)程度不成熟，而又使用性能復(fù)雜龐大的協(xié)同軟件系統(tǒng)會(huì)適得其反。

　　(二)認(rèn)清市場局勢(shì)，明確需求側(cè)重

　　協(xié)同軟件的主要應(yīng)用需求點(diǎn)，以前集中在郵件通訊、即時(shí)消息和日程管理等方面。現(xiàn)在，用戶對(duì)于協(xié)同軟件的需求點(diǎn)，已經(jīng)轉(zhuǎn)向工作流管理，用戶應(yīng)用協(xié)同軟件的目的，已經(jīng)由溝通轉(zhuǎn)為“使團(tuán)隊(duì)協(xié)作工作節(jié)點(diǎn)有條不紊推進(jìn)”。

　　但是，認(rèn)清局勢(shì)的同時(shí)也不能盲從主流，應(yīng)從自身實(shí)際需求入手。任何企業(yè)都應(yīng)在選型之前進(jìn)行自我剖析，結(jié)合這樣幾個(gè)需求要素：員工需求、工作流的必要性、已有知識(shí)基礎(chǔ)、客戶資源、經(jīng)濟(jì)資源、財(cái)務(wù)資源等多個(gè)方面綜合權(quán)衡。

　　企業(yè)所需功能模塊也與該企業(yè)的主營業(yè)務(wù)和行業(yè)有關(guān)，不同企業(yè)的功能需求是有側(cè)重的。例如：制造業(yè)以生產(chǎn)和財(cái)務(wù)為主，服務(wù)業(yè)以溝通和客戶關(guān)系為主，通訊業(yè)以通信平臺(tái)和客戶關(guān)系為主。通過主營業(yè)務(wù)的側(cè)重點(diǎn)，確定具備相應(yīng)功能特性的軟件。

　　(三)軟件性價(jià)比權(quán)衡

　　選擇協(xié)同軟件時(shí)要綜合考慮功能性需求(即時(shí)通訊、工作流等)和非功能性需求(響應(yīng)度、速度、安全性、易用性、可維護(hù)性)。軟件的非功能性從產(chǎn)品的技術(shù)構(gòu)架就可以看出，目前，協(xié)同軟件比較先迸的技術(shù)架構(gòu)是MVC架構(gòu)和基于SOA的體系結(jié)構(gòu)，很容易進(jìn)行功能的擴(kuò)充和升級(jí)，并且數(shù)據(jù)庫的適應(yīng)性能好。因此，選型過程中對(duì)于產(chǎn)品的構(gòu)架、特征、可維護(hù)性、穩(wěn)定性等都需要作充分的了解認(rèn)識(shí)。

　　此外是成本，協(xié)同軟件成本從幾萬到幾百萬不等。如果企業(yè)不具備非常大的規(guī)模和實(shí)力，建議不要使用過于高端復(fù)雜的產(chǎn)品，容易陷入投資高、收益少的境地，并且對(duì)于軟件資源也會(huì)造成閑置。對(duì)于中小企業(yè)，建議使用中低端價(jià)位、性能較高的產(chǎn)品，不要盲目追隨品牌，挑選適合企業(yè)的才是最好的。

　　(四)軟件售后服務(wù)

　　主要考察供應(yīng)商以下幾點(diǎn)：

　　1.能否根據(jù)客戶需求進(jìn)行到位的分析設(shè)計(jì)：

　　2.能否為企業(yè)提供有用的管理咨詢：

　　3.對(duì)于企業(yè)使用初期的培訓(xùn)指導(dǎo)制度如何;

　　4.能否在實(shí)施過程中給客戶提供行之有效的解決方法及建議：

　　5.服務(wù)的周期以及服務(wù)人員的素質(zhì)。