在企業(yè)ERP的實(shí)施過程中，最困難的就是數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備成功與否，是ERP實(shí)施能否成功的關(guān)鍵因素。“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，充分表達(dá)了數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)實(shí)施中的重要地位。
    中石化股份有限公司巴陵分公司從2005年3月份開始啟動(dòng)ERP項(xiàng)目，到2005年10月1日正式上線，上線兩年半后，由于機(jī)構(gòu)融合，于2008年1月1日又進(jìn)行了第二次重新上線，本人做為財(cái)務(wù)組的組長(zhǎng)及管理會(huì)計(jì)模塊的關(guān)鍵用戶，全程參與了ERP系統(tǒng)的兩次建設(shè)，并且負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各個(gè)模塊的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，現(xiàn)針對(duì)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和維護(hù)談一談粗淺認(rèn)識(shí)。
    一、數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中的重要性任何企業(yè)ERP項(xiàng)目的運(yùn)行，都是架構(gòu)在數(shù)據(jù)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)上。有了數(shù)據(jù)，ERP系統(tǒng)才能夠?qū)⑿畔鞑サ秸麄€(gè)企業(yè)，在企業(yè)層次上去優(yōu)化各種業(yè)務(wù)工作，提高管理水平。然而，企業(yè)在實(shí)際應(yīng)用中這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性普遍都較差。一方面是由于很多企業(yè)在開始上ERP項(xiàng)目之前管理比較粗放，其中大多數(shù)企業(yè)都使用手工方式進(jìn)行管理。而手工方式下的數(shù)據(jù)分散、口徑不一致、冗余、不規(guī)范，很多是以部門為單位進(jìn)行管理的；另一方面，很多企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性與提高ERP應(yīng)用成功率和企業(yè)管理水平的關(guān)系缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。為此，在ERP系統(tǒng)上線前后我們要投入大量的人力和制度去控制數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和維護(hù)的每一個(gè)過程，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性。
    二、我們要如何保證數(shù)據(jù)質(zhì)量
    在企業(yè)上ERP系統(tǒng)的過程中，根據(jù)實(shí)施范圍和實(shí)施階段不同，需要準(zhǔn)備各種不同的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和維護(hù)貫穿了ERP項(xiàng)目實(shí)施的全過程。保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性對(duì)企業(yè)能否成功實(shí)施ERP系統(tǒng)起著至關(guān)重要的作用。因?yàn)殄e(cuò)誤的數(shù)據(jù)沒有任何現(xiàn)實(shí)的意義，進(jìn)去的是垃圾，出來的也是垃圾。保證數(shù)據(jù)質(zhì)量是時(shí)時(shí)刻刻要做的事情。可以說數(shù)據(jù)質(zhì)量就是數(shù)據(jù)的生命。具體我們需要做到以下幾點(diǎn)：
    1、ERP項(xiàng)目需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持。ERP項(xiàng)目必須是“一把手”工程。因?yàn)镋RP項(xiàng)目是一個(gè)提升管理的系統(tǒng)，實(shí)施起來涉及到企業(yè)管理的理念、模式、業(yè)務(wù)流程等很多方面的變革，需要企業(yè)上下齊心協(xié)力。特別是在做數(shù)據(jù)收集時(shí)更需要企業(yè)內(nèi)各部門的支持配合，有時(shí)還涉及到有些部門內(nèi)部不愿意公開的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。這時(shí)就需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的決策支持。
    2、成立專門的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備小組。企業(yè)應(yīng)該設(shè)置—個(gè)專門的數(shù)據(jù)組(一般由企業(yè)IT部門人員和業(yè)務(wù)部門人員組成)來負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的收集、整理和維護(hù)工作。通過將數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合起來，明確數(shù)據(jù)的來源部門和相關(guān)各部門的維護(hù)職責(zé)，加強(qiáng)各部門之間的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)。這樣才能最大限度地降低數(shù)據(jù)準(zhǔn)備過程中自失誤和錯(cuò)誤，為未來ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確、快速的維護(hù)提供重要的保障。
    3、高度重視數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，建立規(guī)范數(shù)據(jù)維護(hù)的流程和制度。建立明確的流程和責(zé)任制度，不管是對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)(包括對(duì)物料、供應(yīng)商、客戶的編碼增改等)，還是對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的更新(如訂單的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入，庫(kù)存的變更等)都應(yīng)遵循這些流程和制度，以減少數(shù)據(jù)維護(hù)中的風(fēng)險(xiǎn)，保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。
    4、分階段，分重點(diǎn)的做好每一個(gè)實(shí)施過程的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。在上線前做數(shù)據(jù)收集整理時(shí)，特別要注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性，制定一系列科學(xué)規(guī)范的編碼規(guī)則來規(guī)范這些數(shù)據(jù)。在上線時(shí)，要盡量減少期初數(shù)據(jù)量，對(duì)期初數(shù)據(jù)要力保準(zhǔn)確及時(shí)。加快時(shí)間對(duì)賬，因?yàn)樵酵韺?duì)賬數(shù)據(jù)的差異越大，越難對(duì)得上。在上線后，要從管理上嚴(yán)格要求業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同步進(jìn)行，不能積壓?jiǎn)螕?jù)一次性補(bǔ)錄。
    做好以上幾點(diǎn)，可以控制住數(shù)據(jù)質(zhì)量。ERP系統(tǒng)只有在得到迅速準(zhǔn)確的輸入數(shù)據(jù)的前提下，才能真正為企業(yè)服務(wù)。
    三、上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
    實(shí)施ERP并保證實(shí)施后的業(yè)務(wù)能得到準(zhǔn)確反映必須做好各類數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，而信息的流動(dòng)來源于數(shù)據(jù)的集中和統(tǒng)一管理。沒有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，就得不到有價(jià)值的信息。因此前期的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是保證系統(tǒng)正確運(yùn)行的關(guān)鍵。
    我們可以簡(jiǎn)單地將ERP實(shí)施所要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，也可稱為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
    靜態(tài)數(shù)據(jù)是指開展業(yè)務(wù)活動(dòng)所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，其特點(diǎn)是它在整個(gè)ERP實(shí)施過程中基本保持不變，并且是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，公司所有業(yè)務(wù)通過調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個(gè)系統(tǒng)中的唯一性。例如：物料信息、客戶供應(yīng)商信息等等。
    動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)是指每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)生成的業(yè)務(wù)單據(jù)，例如銷售訂單、采購(gòu)訂單等。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)按時(shí)點(diǎn)來分，可分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。其中上線時(shí)點(diǎn)的期初數(shù)據(jù)對(duì)ERP上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤為重要，它代表系統(tǒng)在期初上線這樣的時(shí)間點(diǎn)上。公司動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的當(dāng)前狀態(tài)。期初數(shù)據(jù)既包括上線時(shí)點(diǎn)所有物料庫(kù)存的數(shù)量、金額，也包括那些未完成的業(yè)務(wù)單據(jù)，如未交貨的銷售訂單、未入庫(kù)的轉(zhuǎn)儲(chǔ)單、未開票的采購(gòu)訂單等。
    但是不論是靜態(tài)數(shù)據(jù)還是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，在ERP系統(tǒng)中都必須是唯一的。為了保證數(shù)據(jù)的唯一性，我們就要給這些數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼。所以，在進(jìn)行兩大類數(shù)據(jù)準(zhǔn)備之前，另一項(xiàng)更基礎(chǔ)的工作必須先完成，那就是制定編碼規(guī)則。
    四、上線后的數(shù)據(jù)維護(hù)
    作為—個(gè)完整的系統(tǒng)，上線還只是ERP應(yīng)用的開始。相比前期的痛苦，上線后保持?jǐn)?shù)據(jù)的“純潔”更顯得重要。數(shù)據(jù)的維護(hù)仍是數(shù)據(jù)維護(hù)人員的一項(xiàng)長(zhǎng)期而且艱巨的工作。內(nèi)容主要包括：
    1、成立專門的編碼維護(hù)部門，根據(jù)編碼規(guī)則添加新的編碼。由于公司所有業(yè)務(wù)都是通過調(diào)用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個(gè)系統(tǒng)中的唯一性，要保持基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的唯一性，我們需要成立一個(gè)編碼維護(hù)部門，統(tǒng)一來添加新的編碼，防止編碼重復(fù)引起信息的錯(cuò)誤。
    2、指定相應(yīng)的數(shù)據(jù)維護(hù)人員。上線后，一方面為了適應(yīng)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，部分業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)程需要調(diào)整。數(shù)據(jù)維護(hù)人員要與各數(shù)據(jù)的源頭部門的進(jìn)行協(xié)調(diào)；另一方面，系統(tǒng)為了適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)流程和管理需求，需要增加新的數(shù)據(jù)項(xiàng)或者更改原數(shù)據(jù)定義等。不僅如此，數(shù)據(jù)維護(hù)人員還要及時(shí)處理系統(tǒng)中的異常數(shù)據(jù)，清理垃圾數(shù)據(jù)和已經(jīng)失效的數(shù)據(jù)，以保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。
    3、定期備份ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。針對(duì)ERP系統(tǒng)前臺(tái)操作人員非正常操作和系統(tǒng)管理員錯(cuò)誤操縱后臺(tái)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，以及跨平臺(tái)轉(zhuǎn)換，硬件系統(tǒng)升級(jí)等實(shí)際問題，需要對(duì)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份。在出現(xiàn)數(shù)據(jù)災(zāi)難時(shí)可以恢復(fù)到最近一個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)，最大限度地減少損失，確保系統(tǒng)平穩(wěn)安全運(yùn)行。
    4、需要建立一系列相關(guān)的規(guī)章制度來保證ERP工作的順利進(jìn)行。ERP系統(tǒng)上線以后，要使ERP系統(tǒng)真正發(fā)揮出其應(yīng)有的功效和價(jià)值，使ERP能夠長(zhǎng)久有效的為企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)，需要建立一系列相關(guān)的規(guī)章制度來保證ERP工作的順利進(jìn)行。具體包括：機(jī)房安全管理制度；數(shù)據(jù)維護(hù)制度；權(quán)限管理制度；應(yīng)用服務(wù)器管理制度；數(shù)據(jù)訪問制度。